Budowa lub/i rozbudowa rozwiązań informatycznych na potrzeby uczelni
Liczba nowych/zmodernizowanych narzędzi IT– 3 systemy oraz rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej
Prace nad budowanymi/rozbudowywanymi systemami będą realizowane w latach 2020–2023, przy wsparciu pracowników uczelni.
Budżet zadania wynosi ok. 2,6 mln zł
Wdrożenie rozwiązań informatycznych ma na celu optymalizację procesów realizowanych na uczelni oraz udostępnianie informacji o szkolnictwie wyższym:
- Budowa platformy usług Uczelni (chmura usług)
Platforma usług Uczelni umożliwi integrację wszystkich systemów informatycznych SGGW. Dodatkowo umożliwi bezpieczny i łatwy dostęp dla użytkowników, zarówno w ramach sieci Uczelnianej, jaki i poza nią do wszystkich usług informatycznych zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
Korzyści: możliwość zdalnego dostępu do usług informatycznych; zintegrowane środowisko w warstwie aplikacyjnej, ułatwienie logowania do systemów informatycznych, podniesienie bezpieczeństwa informatycznego.
Funkcjonalności: kluczowe funkcjonalności dla pracowników SGGW to:
- portal umożliwiający zintegrowany, pojedynczy punkt dostępu do systemów Uczelni,
- system typu vpn umożliwiający bezpieczny dostęp do portalu spoza sieci Uczelni,
- uwierzytelnianie użytkownika w oparciu o usługę katalogową,
- system pojedynczego logowania dla użytkownika,
- dostęp do aplikacji zgodny z uprawnieniami przydzielonymi konkretnemu użytkownikowi,
- monitoring uprawnień i licencji do systemów Uczelni.
Uzasadnienie: W SGGW funkcjonuje wiele systemów informatycznych. W zawiązku z ich różnorodnością i dużą liczbą użytkowników niezbędna jest potrzeba usystematyzowania dostępu. Z przeprowadzonych analiz wynikają poniżej wymienione problemy :
- brak jednolitego sposobu i miejsca logowania do systemów;
- brak portalu, który pozwoli pracownikowi na wybór aplikacji, zgodnie z przyznanymi uprawnieniami;
- brak dostępu do wybranych systemów spoza sieci SGGW.
Wdrożenie jednolitego systemu tworzącego chmurę usług SGGW będzie rozwiązaniem wymienionych problemów.
Budżet: ok. 1,2 mln zł.
- Wdrożenie systemu kart czasu pracy
Zadanie obejmuje wdrożenie systemu lub rozbudowę innego systemu o funkcjonalność do obsługi kart czasu pracy w projektach (elektroniczna karta).
Funkcjonalności: rozliczanie czasu pracy, także w wielu projektach, integracja z systemami finansowo – księgowymi oraz kadrowymi ewidencja wykonywanych zadań; raportowanie.
Korzyści:
- usprawnienie systemu zarządzania czasem pracy w projektach i efektywniejszy monitoring w tym zakresie,
- optymalizacja pracy i kosztów zw. z ewidencjonowaniem czasu pracy, mniejsze ryzyko błędów,
- sprawniejszy system zarządzania uczelnią.
Uzasadnienie: obecnie na Uczelni obowiązuje karta czasu pracy w projekcie w wersji papierowej. Kartę czasu pracy wypełniają i podpisują pracownicy danego projektu, natomiast zatwierdzana jest przez kierownika projektu. Jednocześnie pracownicy biorący udział w kilku projektach są zobowiązani do prowadzenia zbiorczej karty czasu pracy. Na podstawie godzin wykazanych w karcie czasu pracy wypłacane jest wynagrodzenie pracownikowi za zaangażowanie w zadania projektowe. W wypełnianych kartach czasu pracy zdarzają się błędy, ponieważ członkowie zespołu wpisywali godziny pracy w dniach, w których przebywali na urlopach/zwolnieniach lekarskich. Takie sytuacje powodowały konieczność wykonywania korekt wypłacanego wynagrodzenia lub mogły generować koszty niekwalifikowalne w projekcie. Zastosowanie elektronicznej karty czasu pracy, wypełnianej przez pracownika, a akceptowanej przed wydrukiem przez kierownika projektu, w której uwzględnione będą, na podstawie wcześniejszych zgłoszeń, urlopy pracownika, pozwoli na uniknięcie wystąpienia wielu problemów i prowadzenie rzetelnego i sprawnego systemu rozliczania czasu pracy.
Budżet: ok. 350 tys. zł
- Zarządzanie relacjami z klientami
Zadanie obejmuje wdrożenie systemu klasy CRM do zarządzania kontaktami z liczną grupą (kilkaset) współpracujących instytucji i przedsiębiorstw, w tym w podziale na charakter relacji (zlecenia usług badawczych, wspólne projekty, potrzeby technologii, inwestorskie, kształcenie studentów, i inne) oraz zarządzania umowami i monitorowanie efektów finansowych.
Funkcjonalności: baza klientów, zarządzanie umowami i korespondencją, monitorowanie efektów finansowych.
Uzasadnienie: Utworzenie bazy kontaktów i zarzadzanie nią jest konieczna do rozwijania ustawowego zadania Uczelni jakim jest współpracy z gospodarką, np. poszukiwania partnerów do nowych projektów, nabywców technologii itd. Baza potrzebna jest również do prowadzenia obowiązkowej sprawozdawczości. Jej powstanie jest tym ważniejsze, że na Uczelni obserwuje się znaczną rotację pracowników, przez co traci się ciągłość personalną w jednostkach i tym trudniej jest zarządzać kontaktami z instytucjami i przedsiębiorstwami. Wprowadzenie CRM pomoże trafnie kierować oferty technologiczne do firm i inwestorów, poszukiwać partnerów do konsorcjów naukowo badawczych. Tym samym przyczyni się do rozwoju współpracy Uczelni z gospodarką.
Budżet: ok. 550 tys. zł
- Rozbudowa istniejącej infrastruktury na potrzeby wdrażanych systemów
Zadanie polega na zapewnieniu niezbędnych urządzeń sieciowych i serwerowych na potrzeby wdrażanych systemów.
Funkcjonalności: zwiększenie ilości serwerów; powiększenie przestrzeni dyskowej SAN; dostosowanie sieci komputerowej LAN.
Korzyści: wzrost wydajności działania systemów; poprawa komunikacji między użytkownikami; zwiększenie bezpieczeństwa sieciowego użytkowników.
Uzasadnienie: Aktualnie posiadana przez Uczelnię infrastruktura sieciowo-serwerowa nie zapewnia wystarczających zasobów potrzebnych, by wdrożyć zaplanowane w projekcie systemy, opisane w ww. zadaniach. Zasoby te są już wykorzystane na potrzeby innych systemów Uczelni. Konieczna jest rozbudowa o urządzenia sieciowe i serwerowe dwa serwery, półki na macierz, oprogramowanie infrastrukturalne. Ww. środki trwałe są bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu, bowiem bez tej infrastruktury sieciowo-serwerowej nie będzie możliwe wdrożenie zakładanych systemów.
Budżet: ok. 530 tys. zł